EPMS-XPMS致臻版房账功能使用手册-订单入住、收款、离店

花小猪发表于:2019年02月22日 19:52:59更新于:2019年08月12日 21:18:00

一、办理入住

1.      操作办理入住

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2.      添加入住客人信息,办理入住,并打印入住登记单

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3.      完成入住,订单状态刷新为在店客单

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二、房间账单介绍

主要分为三大区域:账务明细记录和冲账操作区域、账单统计信息区域、账单按钮操作区域

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三、 账单-添加款项


 1.  收款

点击添加款项按钮;  选择收款;选择对应的支付方式及项目名称;录入收款金额;

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2      退款

  点击添加款项按钮;  选择退款;选择对应的支付方式及项目名称;录入退款金额;


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四、账单-添加消费 

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4.1      添加房费

1.      可以选择半日租、全日租、预订未到、升级房费、提前入住、提前离店、延迟退房、加人加床、取消房费;

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2.      录入消费金额;

3.      选择是否收款;

4.      点击确定完成添加房费消费,查看账单生成的对应房费消费账目;

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4.2      添加小商品

1.      选择添加小商品->迷你吧;

2.      选择项目分类、项目名称以及数量,也可通过操作image.png,增加多条小商品;

3.      选择是否收款;

4.      点击确定完成小商品消费添加操作,查看账单生成的对应消费账目

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4.3      添加餐饮消费

1.      可选择添加餐饮消费->送餐部;

2.      选择餐类;

3.      选择项目分类、项目名称以及数量,也可通过操作image.png,增加多条餐饮消费;

4.      选择是否收款;

5.      点击确定完成餐饮消费添加操作,查看账单生成的对应餐饮消费账目;

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6.      可选择添加餐饮消费->早餐;

7.      选择用餐日期、每日份数、每份单价

8.      选择是否收款

9.      点击确定完成早餐添加操作,查看账单生成的对应早餐消费账目;

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4.4      添加其他消费

1.      可选择话务中心、宽带中心、点播、租赁、佣金、赔偿费、其他收入;

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2.      选择消费科目;

3.      录入消费金额;

4.      选择是否收款;

5.      点击确定完成其他消费添加操作,查看账单生成的对应消费账目;

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4.5      补充说明

线上预付、闪住、协议渠道添加消费页面新增消费类型,酒店可根据情况选择该笔消费是可挂AR还是客户自付,如下图(添加房费、小商品、餐饮消费、其他消费):
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五、 账单-转账

账单的转入转出指的是针对结算项的操作,一般在主单上操作转出,在从单上操作转入

举例来说,从单消费300元,希望转账到主单,则需要在从单上操作转入,从主单转入300元的结算款,使从单平账;或者在主单上操作转出,转出300元结算款项到从单,使从单平账。

5.1      转出

1.      联房之间的房间款项转账,选择项目名称:转出或者转入,如下图:选择转出

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2.      录入转出金额,选择转入对象

3.      二次确认转账操作

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4.      相应房间账单计入如图:从206房间转出10.9到201房间

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5.2      转入

1.      联房之间的房间款项转账,选择项目名称:转出或者转入,如下图:选择转入

2.      录入转入金额,选择转入来源

3.      二次确认转账操作

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4.      相应房间账单计入

六、账单-调账

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6.1      调账房费

1.      可以选择半日租、全日租、预订未到、升级房费、提前入住、提前离店、延迟退房、加人加床、取消房费;

2.      录入消费金额;

3.      选择调增或者调减;

4.      填写调账备注;

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5.      点击确定完成调账操作,查看账单生成的对应调账账目,如下图

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6.2      调账餐饮消费

1.      可选择调账餐饮消费->送餐部;

2.      选择餐类;

3.      选择项目分类、项目名称以及数量,也可通过操作spacer.gif,增加多条餐饮消费;

4.      选择调增或者调减;

5.      录入调账备注;

6.      点击确定完成餐饮消费调账操作,查看账单生成的对应调账账目;

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7.      可选择添加餐饮消费->早餐;

8.      选择用餐日期、每日份数、每份单价;

9.      选择调减;

10.   录入调账备注;

11.   点击确定完成早餐调账添加操作,查看账单生成的对应早餐调账账目;

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6.3      调账小商品

1.      可选择调账小商品->迷你吧;

2.      选择项目分类、项目名称以及数量,也可通过操作image.png,增加多条小商品;

3.      选择调增或者调减;

4.      录入调账备注;

5.      点击确定完成小商品调账操作,查看账单对应生成调账账目,如下图:

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6.4      调账其他消费

1.      可选择话务中心、宽带中心、点播、租赁、佣金、赔偿费、其他收入;

2.      选择消费科目;

3.      录入消费金额;

4.      选择调增或者调减;

5.      填写调账备注;

6.      点击确定完成其他消费调账操作,查看账单生成的对应调账账目;

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6.5      补充说明

线上预付、闪住和协议渠道调账页面新增消费类型,酒店可根据情况选择该笔调账是可挂AR还是客户自付

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七、  账单-冲账

操作冲账按钮,冲账只有当天营业日添加的消费可以冲账,款项不可冲账,系统添加的,在房间账单上不可冲账,冲账按钮不显示;

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八       房租计划

8.1      修改房价(某天)

1.      选中修改某天房租计划,操作修改房价按钮;

注:支持修改营业日及未来某天的房租计划

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2.      修改房价或早餐类型,并录入修改备注;

注:如门店有多种类型房价计划,此处也可以通过修改房价计划,同步展示对应房价计划的房价

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3.      二次确认修改房价;

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4.      修改房价成功,查看修改结果;

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5.      特别说明:线上渠道直连单及搬单预付不可修改房租计划

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8.2      批量修改房价

1.      选中要修改的房租计划,操作修改房价按钮;

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2.      修改房价或早餐类型,并录入修改备注;

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3.      二次确认修改房价;

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4.      批量修改为统一房价成功,查看修改结果;

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九、房间提醒

1.      新增房间提醒,支持提醒类型普通提醒、用车提醒、生日提醒、主题布置

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2.      修改房间提醒

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3.      删除房间提醒

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十、 增值服务

官网订单如果有增值服务,会在订单生成后主房间产生相同增值服务记录展示;

注:对应的款项会在过夜审之后,主单账单生成一笔增值服务消费和一笔增值服务预付款项,如在夜审之前取消,则不生成。

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十一、日志

记录房间从新增订单、办理入住、客人信息操作、办理退房等用户和系统操作行为日志,便于用户和系统追踪;

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十二、新建联房

1.      操作新建联房按钮;

2.      在关联房窗口选择在住客单或者预订订单,并选中要联房的对象;

1)     在住客单页面只展示主房间,可按照入住人姓名和房号查询,选择主房间,主房间下面的从房间也会被关联到新的联房列表中。

2)     预订订单页面只展示当天入住的预订主房间订单,可按照预订人姓名和订单号查询。

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3.      点击确定联房成功,联房展示区域展示出新增的联房;

十三、 取消预订

1.      订单详情页操作取消预订;

2.      选择取消预订原因;

3.      选择是否收取房费;

1)     不收费

2)     按照选择的收取前几晚房费,并计入对应的间夜;

(注:房晚数据根据订单入离时间,自动计算剩余间夜数呈现出来,例如入离时间3天,下拉数据就0.5、1、2、3,计入间夜同步联动0.5、1、2、3;收取前几晚,从入住第一天开始计算,收取0.5晚房费以第一天房费为计算基础;间夜数与前面所选几晚联动,即收取2晚,计入2间夜)

3)     按录入金额收取,并计入1间夜;

4)     按照订单房费的录入比例收取,并计入1间夜;

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4.      判断平账余额为0,弹出确认取消预订窗口,操作确定,取消预订成功;

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5.      判断平账余额为非0,弹出平账收款界面;

6.      选择自结结算方式(平账余额为正数,则为收款金额;平账余额为负数,则为退款金额)

1)     当门店开启了”账不平不可退房“的功能,平账金额不可手动调整

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2)     当门店未开启了“账不平不可退房“的功能,平账金额可手动调整

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7.      如果存在联房,结算方式也可选择转账到其他房间(平账余额为正数,则为转入;平账余额为负数,则为转出)

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8.      查看订单状态,订单状态置为已取消;

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十四、 置为离店

1.      订单详情页操作置为离店;

2.      选择是否收取房费;

1)     不收费

2)     按照选择的收取前几晚房费,并计入对应的间夜;

(注:房晚数据根据订单入离时间,自动计算剩余间夜数呈现出来,例如入离时间3天,下拉数据就0.5、1、2、3,计入间夜同步联动0.5、1、2、3;收取前几晚,从入住第一天开始计算,收取0.5晚房费以第一天房费为计算基础;间夜数与前面所选几晚联动,即收取2晚,计入2间夜)

3)     按录入金额收取,并计入1间夜;

4)     按照订单房费的录入比例收取,并计入1间夜;

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3.      判断平账余额为0,弹出确认失约未到的窗口,操作确定,置为离店操作成功;

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4.      判断平账余额为非0,弹出平账收款界面;

5.      选择自结结算方式(平账余额为正数,则为收款金额;平账余额为负数,则为退款金额)

1)     当门店开启了“账不平不可退房“的功能,平账金额不可手动调整

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2)     当门店未开启了“账不平不可退房“的功能,平账金额可手动调整

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6.      如果存在联房,结算方式也可选择转账到其他房间(平账余额为正数,则为转入;平账余额为负数,则为转出)

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7.      查看订单状态,订单状态更新为已离店;

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十五、失约未到

1.      订单详情页操作失约未到;

2.      选择是否收取房费;

1)     不收费

2)     按照选择的收取前几晚房费,并计入对应的间夜;

(注:房晚数据根据订单入离时间,自动计算剩余间夜数呈现出来,例如入离时间3天,下拉数据就0.5、1、2、3,计入间夜同步联动0.5、1、2、3;收取前几晚,从入住第一天开始计算,收取0.5晚房费以第一天房费为计算基础;间夜数与前面所选几晚联动,即收取2晚,计入2间夜)

3)     按录入金额收取,并计入1间夜;

4)     按照订单房费的录入比例收取,并计入1间夜;

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3.      判断平账余额为0,弹出确认失约未到的窗口,操作确定,失约未到操作成功;

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4.      判断平账余额为非0,弹出平账收款界面;

5.      选择自结结算方式(平账余额为正数,则为收款金额;平账余额为负数,则为退款金额);

1)     当门店开启了“账不平不可退房“的功能,平账金额不可手动调整

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2)     当门店未开启了“账不平不可退房“的功能,平账金额可手动调整

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6.      如果存在联房,结算方式也可选择转账到其他房间(平账余额为正数,则为转入;平账余额为负数,则为转出)

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7.      查看订单状态,订单状态置为失约未到;

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十六、订单-入住人

16.1      新增客人

未入住前如需新增客人信息,请参考《客单-入住人-新增客人》操作

16.2      减少客人

如需对新增客人删除,请操作减少客人

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16.3      修改客人

未入住前如需新增客人信息,请参考《客单-入住人-修改客人》操作

16.4      设置主客人

未入住前如需新增客人信息,请参考《客单-入住人-设置主客人》操作

十七、修改订单

入住前可以操作修改订单按钮,修改订单信息

说明:历史订单不可修改订单,,入住后就不能修改订单

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十八、 打印登记单

点击打印登记单,选择登记单样式,确定打印

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十九、 换房

1.      客单详情页点击换房按钮;

2.      选中同房型,换房(可以通过房态、房型、楼层直接筛选房间数据);

注:远期订单,房态直接锁定全部,远期的概念可以理解为未来的订单和历史订单

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3.      点击确定,换房成功;

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4.      选中不同的房型,点击确认后,弹出是否收取升级房费窗口;

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5.      门店根据实际需求,选择是否收取升级房费,进而录入升级房费金额;

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6.      查看换房成功,升级房费计入房间账单,房型房号相应变化;

二十、 续住

20.1   全日租续住

1.      客单详情页操作续住按钮;

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2.      选择续住离店日期和房价计划

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3.      同时支持修改续住房价日价

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4.      特殊说明:线上渠道和CRS订单预付,不会露出续住按钮

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二十一、  钟点房续住为全日租房

1.      酒店版本,房态格单击打开钟点房详情

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2.      操作续住按钮;

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3.      选择离店日期和续住的房价计划,续住某天的房价支持修改,如下图

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4.      点击确认,完成钟点房转全日租房;

注:钟点房续住为全日租房,钟点房房费不记录,房费根据续住的离店日期计算全日租房;

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二十二、 取消入住

1.      客单页面操作取消入住;

2.      录入取消入住备注信息;

3.      确定取消入住,订单回退到未入住状态;

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二十三、客单-入住人

23.1   新增客人

1.      通过操作新增客人按钮增加入住客人信息,门店可通过手机号查询会员信息在官网登记的信息,并同步到入住人信息,如下图:

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2.      如果门店可通过手机号查询不到会员信息,如下图:

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23.2   修改客人

修改客人,通过该按钮修改选中入住客人信息

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23.3   设置主客人

设置主客人,通过该按钮设置选中入住客人为主客人,如图image.png

23.4   标记离店客人

标记离店客人,标记选中入住客人为离店客人,并记录入住人离店时间

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二十四、结账退房

24.1      正常离店

1.      账单页面操作办理退房;

2.      判断平账余额为0,弹出确认退房窗口,操作确定,退房成功;

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3.      判断平账余额为非0,弹出平账收款界面;

4.      选择自结结算方式(平账余额为正数,则为收款金额;平账余额为负数,则为退款金额)

1)     当门店开启了”账不平不可退房“的功能,平账金额不可手动调整

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2)     当门店未开启了“账不平不可退房“的功能,平账金额可手动调整

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5.      如果存在联房,结算方式也可选择转账到其他房间(平账余额为正数,则为转入;平账余额为负数,则为转出)

6.      查看订单状态,订单状态置为已离店;

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7.      如果主房间操作办理退房离店,系统将自动转移主房间到联房中其他有效订单

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24.2     提前离店

1.      账单页面操作办理退房;

2.      订单离店时间提前,弹出加收房费窗口,选择收费方式和计入间夜;

1)     不收费

2)     收取剩余几晚房费,并计入对应的间夜;

(剩余房费取值说明:操作离店当天到订单离店日期前一天的所有房费,0.5晚房费以操作当日房价日历上的当日价格为基础计算;钟点房无提前离店概念;房晚数据根据订单入离时间,自动计算剩余间夜数呈现出来,例如入离时间3天,剩余两天,下拉数据就0.5、1、2,计入间夜同步联动0.5、1、2。)

3)     按录入金额收取,并计入1间夜;

4)     按剩余房费的录入比例收取,并计入1间夜;

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3.      判断平账余额为0,弹出确认退房窗口,操作确定,退房成功;

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4.      判断平账余额为非0,弹出平账收款界面;

5.      选择自结结算方式(平账余额为正数,则为收款金额;平账余额为负数,则为退款金额)

(注:渠道预付的账单生成提前离店房费消费记录和一条对应的AR退款记录)

1)     当门店开启了”账不平不可退房“的功能,平账金额不可手动调整

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2)     当门店未开启了“账不平不可退房“的功能,平账金额可手动调整

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6.      如果存在联房,结算方式也可选择转账到其他房间(平账余额为正数,则为转入;平账余额为负数,则为转出)

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7.      查看订单状态,订单状态置为已离店;

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24.3     延迟离店

1.      账单页面操作办理退房;

2.      订单离店时间延迟,弹出加收房费窗口,选择收费方式和计入间夜;

1)     不收费

2)     收取几晚房费,并计入对应的间夜;

(注:全日租加收房费以离店日期前一天房费为计算基础,即最后一晚房价为400,则0.5晚房费为200,全日租房费为400;钟点房延迟退房,则以当日全租房费为计算基础;间夜数与前面所选几晚联动,即收取2晚,计入2间夜;此处房晚数为预置:0.5、1-5,并计入间夜同步联动0.5、1、2、3、4、5)

3)     按录入金额收取,并计入1间夜;

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3.      判断平账余额为0,弹出确认退房窗口,操作确定,退房成功;

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4.      判断平账余额为非0,弹出平账收款界面;

5.      选择自结结算方式(平账余额为正数,则为收款金额;平账余额为负数,则为退款金额)

1)     当门店开启了”账不平不可退房“的功能,平账金额不可手动调整

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2)     当门店未开启了“账不平不可退房“的功能,平账金额可手动调整

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6.      如果存在联房,结算方式也可选择转账到其他房间(平账余额为正数,则为转入;平账余额为负数,则为转出)

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8.      查看订单状态,订单状态置为已离店;

24.4     延迟离店

线上预付、闪住和协议渠道办理离店结算页面,平账金额按照AR平账和自付平账分类展示,如存在只需要AR结算的将自动带出相关AR账户和金额,如下图一,如存在同时存在挂AR和自付消费结算页面,如下图二:

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